Hướng dẫn cách sử dụng Outlook 2013 cho người mới

Nhiều công ty sử dụng Outlook không chỉ đơn giản vì các tính năng email của nó, mà còn các tính năng khác như lên lịch, nhiệm vụ và liên lạc. Một công ty có thể kết nối Outlook với một máy chủ Exchange và mọi người có thể chia sẻ cùng một sổ địa chỉ và lịch.

Hầu hết mọi người không cài đặt máy chủ Exchange ở nhà và có lẽ thậm chí không biết đến nó. Tuy nhiên, Outlook cũng hoạt động tốt trên máy tính ở nhà và vẫn sẽ cung cấp tất cả các tính năng làm cho nó trở thành một công cụ năng suất mạnh mẽ như: email, nhiệm vụ, cuộc hẹn, sổ địa chỉ và nhiều tính năng khác nữa.

Outlook là một trong những ứng dụng của hệ sinh thái Microsoft Office nên có nhiều yếu tố quen thuộc đối với người dùng. Không giống các ứng dụng văn phòng phổ biến khác, như Word chủ yếu để tạo các tài liệu văn bản, Excel thực hiện các bảng tính, PowerPoint cho các bài thuyết tình, Outlook là một ứng dụng có nhiều tính năng.

Chế độ xem mặc định của Outlook là hộp thư đến, bên trên cùng là Ribbon. Ribbons xuất hiện ở khắp mọi nơi trên Office do đó người dùng không cần phải mất thời gian để tìm chúng. Nếu muốn nhanh chóng ẩn hoặc hiển thị Ribbon, chỉ cần sử dụng tổ hợp phím CTRL + F1.

Khi click vào bất cứ chứng năng menu nào ở trên cùng, Ribbon sẽ hiện ra để bạn chọn các chức năng và công cụ. Nếu muốn Ribbon lúc nào cũng hiển thị để dễ dàng truy cập, chỉ cần nhấn “CTRL + F1” hoặc click vào biểu tượng ghim nhỏ ở góc dưới cùng bên phải.

Tab Home

Tab Home trên Ribbon thay đổi theo ngữ cảnh tùy thuộc vào chế độ đang truy cập. Trong ảnh chụp màn hình ở trên, tab Home dành cho Mail.

Ở hình bên dưới, tab Home thay đổi khi chọn tùy chọn Calendar. Lưu ý, Ribbon được ghim nên ghim đã được thay đổi thành mũi tên trong trường hợp bạn muốn thu gọn lại (hoặc sử dụng “CTRL + F1”).

Các tab Ribbon còn lại như Send/Receive, Folder, View và File cũng thay đổi tùy thuộc vào chế độ đang sử dụng.

Bây giờ hãy xem cách chuyển giữa các chế độ và thay đổi chế độ xem. Ở cạnh bên trái, bạn sẽ thấy một bảng thư mục, ở cuối bảng này là các phím tắt cho các chế độ của Outlook. Trong ví dụ này, bạn sẽ thấy các biểu tượng cho Inbox, Calendar, People, Task và các biểu tượng khác.

Nếu nhấp vào mũi tên ở đầu bảng điều hướng, nó sẽ mở rộng bảng và hiển thị cây thư mục cho tài khoản email.

Tương tự, khi chuyển sang chế độ Calendar, bạn sẽ thấy chế độ xem phù hợp trong ngăn thư mục.

Nhấp vào ba dấu chấm để truy cập các chế độ Outlook khác như Notes, Folders và Shortcuts của Outlook. Chọn “Navigation Options” để thay đổi thứ tự các chế độ xuất hiện.

Tắt “Compact Navigation” để hiện thị ở chế độ toàn màn hình. Bạn cũng có thể tăng hoặc giảm các mục và thứ tự xuất hiện của chúng.

Tab Send/Receive

Tab Send/Receive thường cho Inbox nhưng cũng cho các chế độ khác như Calendar, Tasks, v.v… mặc dù chúng không có cùng chức năng.

Ví dụ, hình ảnh ở dưới cho thấy tab Send/Receive cho Calendar, chúng ta có thể thấy thiếu phần Sever khi so sánh với hình ảnh trên.

Tùy thuộc vào loại giao thức mail sử dụng (trong ảnh chụp màn hình đầu tiên, sử dụng với giao thức IMAP), người dùng có thể tải hoặc không thể tải các tiêu đề, các thư đã được đánh dấu/chưa đánh dấu, v.v… Do đó, tùy chọn Send/Receive tùy thuộc vào cách thiết lập tài khoản email.

Tab Folder

Nhìn chung, tab Folder giống nhau cho tất cả các chế độ, ngoại trừ Calendar. Hình ảnh dưới, bạn có thể thấy tab Folder cho Inbox cho phép thực hiện tất cả các công việc quản trị thư mục (nếu không sử dụng tài khoản IMAP thì bạn sẽ không thấy tab IMAP).

Nếu muốn thu nhỏ kích thước mailbox để dễ dàng quản lý, hãy mở Options và chọn “Advanced”.

Sau đó, tìm tùy chọn AutoArchive và click vào nút “AutoArchive Settings” để mở hộp thoại thiết lập.

Như đã đề cập trước đó, hầu hết các tab Folder đều tương đối giống nhau trong các chế độ của Outlook, ngoại trừ Calendar có các chức năng cụ thể cho lịch. Ví dụ, ở các chế độ khác, bạn không thể sao chép hoặc di chuyển thư mục, nhưng có thể sao chép hoặc di chuyển lịch, v.v …

Tóm lại, người dùng sẽ quản lý thư mục liên quan đến hộp thư đến nhiều nhất vì email có thể nhanh chóng bị đầy và lộn xộn nếu không được sắp xếp một cách khoa học.

Tab View

Tùy chọn View chứa các chức năng cơ bản sau đây như trong hình ảnh bên dưới.

Lưu ý, nút Reminders Window được dùng để xem các lời nhắc. Nếu có bất kỳ lời nhắc nào hiển thị, bạn có thể chọn để xóa từng lời nhắc, nhấn nút báo lại, hoặc xóa tất cả trong một lần.

Các tab View khác sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng chế độ. Hình ảnh dưới dây là tab View cho chế độ Calendar gồm có các phần Current View, Arrangement, Color và Layout. Phần Layout trong các chế độ còn lại có nhiều chức năng giống nhau.

Dưới đây là hình ảnh tab View cho chế độ Tasks.

Sử dụng tab View theo cách của bạn để sắp xếp thông tin nhanh chóng khi lượng thông tin nhiều theo thời gian. Khi lịch dày đặc, có nhiều nhiệm vụ, các thư đến chồng chất, hãy sử dụng các cách sắp xếp và bố cục khác nhau để đạt hiệu quả tốt nhất.

Ribbon theo chức năng

Tiếp theo chúng ta hãy thảo luận về các tuy chọn thay đổi theo các chức năng. Hình ảnh dưới đây là các chức năng cần để soạn thoại một email cơ bản với các tệp đính kèm, gắn thẻ và định dạng văn bản. Tất cả những chức năng này đều rất dễ sử dụng, không hề phức tạp.

So sánh nó với Ribbon cho chế độ Task, có thể truy cập bằng cách khởi động hoặc mở một tác vụ.

So sánh tab này với tab Insert. Tab Insert không thay đổi mấy trong Outlook, bạn có thể sử dụng các tùy chọn và chức năng giống nhau cho nội dung email, nhiệm vụ, sự kiện lịch, v.v…

Các tin nhắn email sẽ thêm một tab Options, có chứa một vài tính năng hữu ích. Ngoài các tùy chọn trong phần Theme, nó còn có có BCC (dùng trong trường hợp muốn ẩn người nhận từ tiêu đề email) và các chức năng theo dõi. Nói chung, không có gì đặc biệt ở đây, trừ khi bạn muốn thiết lập chế độ đã gửi email (delivery receipt) hoặc thông báo người nhận đã đọc mail (read receipt).

Tab Format Text cho các chế độ cũng tương tự như nhau. Tab này tương tự như chức năng định dạng trong Word, vì vậy nếu đã sử dụng Word thì các chức năng này hẳn không còn xa lạ với bạn.

Cuối cùng, tab Review được sử dụng để kiểm tra chính tả và ngữ pháp, đếm số từ, v.v…

Tab Review giống nhau trong các ứng dụng Outlook. Lưu ý nó cũng chứa các chức năng Language để thiết lập ngôn ngữ, kiểm tra và dịch các mục trong trường hợp ai đó gửi tin nhắn hoặc văn bản bằng ngôn ngữ khác.

Thiết lập tài khoản email tự động và thủ công

Cài đặt email tự động

Khi lần đầu tiên khởi chạy Outlook, bạn cần thiết lập một tài khoản.

Ở đây, người dùng sẽ có hai lựa chọn, một là thiết lập tài khoản Outlook ngay bây giờ, hai là thể bỏ qua phần này và thêm tài khoản sau đó.

Nếu chọn “No“, một thông báo cảnh báo sẽ hiện lên cho biết nếu không có tài khoản email bạn sẽ không thể gửi hoặc nhận email và một số tính năng khác của Outlook. Tất nhiên, bạn vẫn có thể sử dụng nó để theo dõi công việc, ghi chú, giữ lịch, và những thứ khác, nhưng Outlook thực sự là một trải nghiệm đa phần tập trung vào email.

Do đó, bạn nên thiết lập Outlook với một tài khoản email. Đầu tiên, nhập một số thông tin về tài khoản của bạn và ứng dụng sẽ tự động phát hiện các cài đặt.

Nếu ứng dụng không tự động cài đặt, bạn cần phải thiết lập thêm loại máy chủ, sau đó chọn “Manual setup” và click vào “Next”.

Sử dụng tài khoản Outlook.com là cách dễ dàng nhất, nếu muốn thiết lập một mail không phải của Microsoft, bạn sẽ phải định cấu hình thủ công. Sau đó, nhấn “Finish” để hoàn tất thiết lập.

Cài đặt tài khoản email thủ công

Bây giờ chúng ta sẽ thiết lập thêm một tài khoản khác. Rất may, bạn có thể thiết lập Outlook để hoạt động với nhiều tài khoản email khác nhau với POP và IMAP.

POP và IMAP?

POP hoặc Post Office Protocol là giao thức email được sử dụng để tải mail. Nếu đã từng sử dụng ứng dụng email để kết nối với email do ISP cung cấp, hoặc nhận thư từ dịch vụ webmail, bạn cần phải kết nối bằng POP.

Nếu thiết lập tài khoản làm việc với IMAP, Outlook sẽ sao chép cấu trúc thư mục trực tuyến và đồng bộ hóa email. Email sẽ không bị xóa khỏi máy chủ, và bạn có thể chỉ cần chọn tải các tiêu đề tin nhắn, thật tuyệt vời nếu bạn có hàng ngàn tin nhắn trong thư mục của mình.

Thêm và quản lý nhiều tài khoản Email

Thêm và quản lý nhiều tài khoản email trong Outlook rất đơn giản. Nếu muốn thêm tài khoản email mới, hãy nhấp vào tab “File” trên Ribbon và click vào “Add Account“, màn hình Auto Account Setup sẽ xuất hiện. Nếu muốn tự thiết lập tài khoản, hãy chọn “Manual setup” và nhấp vào “Next“.

Như đã đề cập ở trên, bạn có thể lựa chọn giao thức POP hoặc IMAP, và việc thiết lập tài khoản với một trong hai giao thức này sẽ phủ thuộc nhà cung cấp dịch vụ email. Nghĩa là nếu sử dụng Gmail hoặc Yahoo! mail, hoặc thậm chí email mà nhà cung cấp dịch vụ Internet cung cấp, bạn nên tham khảo ý kiến ​​của họ hoặc hoặc tìm kiếm trên Internet về các hướng dẫn và cài đặt cụ thể để sử dụng với Outlook.

Mặt khác, nếu đang sử dụng Outlook.com hoặc dịch vụ loại Exchange ActiveSync khác thì cách thiết lập sẽ đơn giản hơn.

Khi đã thêm tài khoản, nếu cần quản lý các tài khoản này, bạn có thể chọn tài khoản muốn sử dụng từ trình chọn thả xuống ở đầu trang Account Information trên tab File, sau đó nhấp vào “Account Settings” và “Account Settings”. Từ cửa sổ kết quả, bạn có thể tạo một tài khoản mới, thay đổi tài khoản hiện tại, xóa, thiết lập nó làm tài khoản mặc định (nếu có nhiều hơn một tài khoản mail), thay đổi các cài đặt khác nếu cần thiết.

Hình bên dưới là cài đặt cho tài khoản Outlook.com.

Dưới đây là thiết lập IMAP được định cấu hình thủ công theo cài đặt do Google cung cấp.

Nhấn vào “More Settings …” tìm hiểu các cài đặt cổng máy chủ.

Hãy nhớ rằng, bạn chỉ phải thiết lập một lần và lần sau không phải thiết lập nữa trừ khi muốn thay đổi mật khẩu hoặc thêm, xóa một tài khoản.

Mặc dù nhiều người thích sử dụng Gmail hoặc Yahoo! Mail nhưng Outlook rất thuận tiện khi có nhiều tài khoản email như tài khoản email cá nhân, công việc, v.v… bạn sẽ không phải chuyển đổi giữa các tài khoản mỗi khi nhận thư mới, chỉ cần sử dụng trên Outlook. Ngoài ra bạn còn có thể lên lịch hẹn, quản lý các nhiệm vụ, v.v… Đây thực sự là một giải pháp hiệu quả, và được Microsoft mang trở lại bộ Office và là một phần quan trọng trong thói quen sử dụng hàng ngày của nhiều người dùng.

Xem thêm: